So gestalten Sie Ihre Pressemitteilungen richtig
(ein Artikel von Wolfgang WALTHER :: 2W-Agentur Neue Medien :: )
Journalisten haben häufig zu wenig Zeit, um Pressemitteilungen in Ruhe durchzulesen. Daher landen viele Mitteilungen schon nach wenigen Sekunden ungelesen im Papierkorb. Wenn Sie folgende Regeln beachten, erhöht sich die Chance, dass der Redakteur Ihren Presseartikel veröffentlicht, erheblich. So sollte Ihre Pressemitteilung sein:
* aktuell
* kurz
* klar
* sachlich
* verständlich formuliert
* überprüfbar
* hierarchisch aufgebaut
* attraktiv gestaltet
Tipp: Ein aussagekräftiges Foto hilft oft, die Aufmerksamkeit des Redakteurs (und später des Lesers) zu gewinnen.
Der Aufbau des Pressetextes Ihre Pressemitteilung sollte hierarchisch aufgebaut sein. Das heißt ganz praktisch: Das Wichtigste zuerst. Die aktuelle Nachricht gehört demnach an den Anfang Ihrer Pressemitteilung. Sie ist im Titel und in den ersten 2 Sätzen Ihres Textes (Lead) kurz zusammengefasst. Der Titel animiert, die zu lesen. Der Lead motiviert, den Text weiterzuverfolgen.
Die Kernaussagen geben Ihnen Antworten auf die 6 W-Fragen:
Wer……….. (Teilnehmende oder relevante Personen),
Was……….. (Anlass, Ereignis, Thema der Nachricht),
Wann …….. (Genauer Zeitpunkt des Ereignisses),
Wo ………… (Ort des Geschehens),
Wie………… (Ablauf, Programm),
Warum…… (Ursachen, Begründung).
Einzelheiten und Hintergrundinformationen helfen der Presse, das Ereignis einzuordnen.
Erfüllt Ihre Pressemitteilung die Anforderungen?
Bevor Sie Ihre Pressemitteilung an die Redaktion schicken, sollten Sie anhand der nachstehend aufgeführten Hinweise prüfen, ob Ihre Mitteilung die Anforderungen erfüllt:
- Schreiben Sie Ihren Presseartikel auf dem Computer.
- Drucken Sie Ihre Mitteilung auf einer weißen DIN-A4-Seite aus.
- Beschriften Sie nicht die Rückseite der Mitteilung.
- Lassen Sie einen Rand.
- Schreiben Sie maximal 25 bis 30 Zeilen pro Seite (1,5-zeilig).
- Benutzen Sie keine Fettungen oder Unterstreichungen.
- Wählen Sie eine gut lesbare Schrift (z. B. Times New Roman).
- Schreiben Sie Abkürzungen voll aus, etwa „zum Beispiel“ statt „z. B.“.
- Nennen Sie, wenn Sie Personen erwähnen, diese stets beim Namen, und zwar nach Möglichkeit immer den kompletten Namen mit Vornamen, nicht nur „Frau X“ oder „Herr Y“.
- Benutzen Sie möglichst Tätigkeitswörter statt Hauptwörter.
- Bauen Sie Zwischenüberschriften ein und machen Sie Absätze, um Ihren Text klar zu strukturieren.
- Vermeiden Sie Fachchinesisch und zu viel Eigenwerbung.
- Kennzeichnen Sie Zitate deutlich durch Anführungszeichen.
- Geben Sie bei Zahlennennungen stets deren Quelle an.
- Erwähnen Sie alles nur 1-mal.
- Führen Sie am Ende die Zahl der Zeilen, Wörter und Zeichen an.
- Nennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen.
- Geben Sie unter Ihrer Pressemitteilung an, dass der Beitrag honorarfrei abgedruckt werden darf.
- Schicken Sie Ihre Pressemitteilung mit einem kurzen und sachlichen Begleitschreiben an die Redaktion.
- Schicken Sie Ihre Pressemitteilung per Post, Fax oder E-Mail an die Redaktion.
- Wenn Sie Bilder per E-Mail schicken, müssen Sie auch geeignete Bildunterschriften mitliefern und den Dateinamen der Bilder eindeutig zuordnen.
Tipp: Fragen Sie die Redaktion, auf welchem Weg Sie den Text schicken sollen.
Prüfen Sie, ob Ihr Pressetext veröffentlicht wurde
Wenn Sie Ihren Artikel verschicken, möchten Sie auch wissen, ob ein Abdruck erfolgt. Setzen Sie deshalb unter Ihren Text und auf die Rückseite des Fotos den Hinweis „Belegexemplar erbeten“. Dann bekommen Sie in der Regel ein Exemplar der entsprechenden Ausgabe zugeschickt. Falls Ihre Pressemitteilung nicht veröffentlicht wurde, fragen Sie den Redakteur, was Sie beim nächsten Mal anders machen können. Bleiben Sie am Ball, bieten Sie weiterhin Informationen an. Bei Anzeigenblättern kann es Ihnen übrigens passieren, dass Ihre Texte nur in Verbindung mit einer Anzeige erscheinen.