PDF - die Abkürzung für
“portable document format”
Natürlich kennen Sie das schon. Aber wissen Sie auch wirklich, was das ist und wie man sinnvoll arbeiten kann damit? Nein? Geht den meisten so.
Darum heute ein kleiner Ausflug in die Welt der elektronischen Dokumente.
Computer und Internet haben unsere Kommunikation verändert, sind dabei, den herkömmlichen Postweg zum Grossteil zu ersetzen. Dabei muss aber darauf geachtet werden, dass die elektronisch versandten Dokumente beim Empfänger auch lesbar sind und natürlich auch gut ausdruckbar. Wenn Sie selbst schon einmal eine .xls-Datei (aus Excel) oder ein .doc (aus Word) per eMail versandt haben, wissen Sie vielleicht, was ich meine.
Dokumente direkt aus MS Office zu versenden, kann in vieler Hinsicht ins Auge gehen:
Erstens weiss man ja meist gar nicht, welches Compuitersystem beim Empfänger läuft. Nicht alle arbeiten auf dem Betriebssystem Windows. Und wenn doch, haben auf keinen Fall alle die gleiche Version von Excel oder Word installiert. Nachfragen? Ja, nur zu. Wissen Sie auf Anhieb genau, welche Version von welchem Programm auf Ihrem Rechner installiert ist?
Zweitens ist die Gefahr, dass das Dokument mit Viren und Würmern verseucht ankommt, sehr gross geworden. Viren lieben Microsoft-Produkte - wurden doch viele der Schädlinge speziell auf bestimmte Microsoft-Produkte optimiert.
Drittens liegt dann auch noch ein weiteres Problem vor dem Empfänger: das Drucken. Sieht das Dokument am Bildschirm noch ganz passabel aus, gerät es beim Ausdruck völlig aus den Fugen und verteilt sich scheinbar wahllos auf viele Seiten.
Man war daher schon seit langem bestrebt, ein einheitliches Format zu finden, das betriebssystem-unabhängig eingesetzt werden kann. So entstanden die ersten pdf-Dokumente.
PDF ist
* der offene De-facto-Standard für die Verteilung elektronischer Dokumente weltweit.
* ein universelles Dateiformat, das alle Schriften, Formatierungen, Farben und Grafiken jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurden.
* einfach per E-Mail zu versenden.
* jederzeit mit dem kostenlosen Adobe Acrobat® Reader™ am Bildschirm lesbar.
* auf jedem Drucker wieder korrekt ausdruckbar.
* PDF-Dateien werden immer so angezeigt, wie sie erstellt wurden, unabhängig von Schriften, Software und Betriebssystem.
Sie kennen auch sicher schon folgenden Hinweis:
” Den aktuellen Adobe Acrobat® Reader™ können Sie hier kostenlos downloaden » “
Wenn Sie schon damit gearbeitet haben, werden Sie bereits wissen, wie praktisch das ist. Ob ellenlange Preislisten vom Lieferanten, ganze Hochglanzprospekte, Vertragsentwürfe, Schulungsunterlagen oder einfach nur Einladungen - alles kommt perfekt gestylt (zumindest so wie es abgeschickt wurde…) beim Empfänger an.
Zugegeben: die pdf-Files sind etwas gross. Aber wer macht sich heute wirklich noch Gedanken, ob nun 2 oder gar 5 MB per eMail versandt werden?
So funktioniert es:
PDF stellt Text und Grafik unter Verwendung des Abbildungsmodells der Seitenbeschreibungssprache PostScript dar. PDF-Dateien sind über verschiedenste Hardware- und Betriebssystem-Umgebungen hinweg extrem kompatibel. PDF verwendet ASCII-kodierte Daten. In elektronischen Dokumenten finden sich sowohl Bitmap- als auch Vektor-Fonts. Wenn ein in einem Dokument benutzter Font (Schriftzeichensatz) auf dem zur Anzeige verwendeten Computer verfügbar oder in der PDF-Datei enthalten (eingebettet) ist, wird er verwendet. Wenn er nicht verfügbar ist, wird ein spezieller Serif- oder Sans-Serif-Multiple-Master-Font verwendet, um den Font zu simulieren. Acrobat Distiller und PDF Writer können TrueType-Fonts in PDF-Dateien einbetten.
Adobe Systems stellt natürlich die Software zum Erstellen der pdf-Dokumente nicht mehr kostenlos zur Verfügung. Dieses Programm kostet für Rechner mit Windows-Betriebssystem oder auch für den MacIntosh etwa 360 EUR. Aber mit OpenOffice (einer OpenSource-Officelösung für Windows) können Sie jedes erstellte Dokument in ein pdf umwandeln. Oder Sie holen sich dieses kleine Tool (auch kostenlos): free pdf
Vielleicht fragen Sie nun, was diejenigen tun, die mit dem Betriebssystem Linux arbeiten? Linux hat die PostScript-Druckfunktion bereits eingebaut und braucht keine spezielle Software dafür. Die Linux-User können also ganz einfach ein Dokument mit irgendeiner Software erstellen und als Drucker die Auswahl “postscript” wählen. Damit wird bereits ein pdf-Dokument erzeugt.
Ein pdf umändern ist nicht mehr so einfach. Ähnlich einer Bilddatei wie jpg oder gif ist ein pdf nur mehr begrenzt abänderbar, und das auch nur mit dem Originalprogramm von Adobe.
Also die Originaldatei nicht wegwerfen!
Mit diesem Symbol sind pdf Dateien meist gekennzeichnet: 