Beinahe jeder hat heute Internetzugang und ist in der Lage, Emails zu versenden. Leider aber nur von der technischen Seite her - die praktische lässt vielfach zu wünschen übrig.

Wieder einmal ein Thema, das ich von Wolf aufgreife. Er schildert hier sehr gut, was mit Emails passieren kann, die fern jeder Basisrichtlinien versendet werden.

Auich wenn Sie wenig Erfahrung und noch weniger Praxis mit dem Versand von Emails haben, beachten Sie bitte ein paar notwendige Punkte, ohne die Ihre Email nämlich sinnlos wird. Weil sie zu 90% gar nicht dort ankommt, wo sie hin sollte:

  • in der Zeile “Betreff” eine Überschrift
    Ich habe selbst eine gute Bekannte, die seit mehr als einem Jahr recht eifrig Emails verschickt. Leider sind 99% davon mit einer leeren Titelzeile. Das hat nicht nur zur Folge, dass ich sie als Absender händisch in die sogenannte Whitelist eintragen musste (eine Liste für die Absender von Emails, die als vertrauenswürdig eingestuft sind und auf keinen Fall in den Spamfilter gehören). Sondern es taucht auch das Problem auf, dass ich nach einiger Zeit keine bestimmte Mail von ihr mehr finden kann ohne die grosse Suche über alle ihre Mails zu starten. Denn ich sehe nur eine Liste von Emails ohne Titel und müsste nun genau den Tag wissen, um einen bestimmten Inhalt zu finden. Umständlich, ärgerlich, schlichtweg unhöflich.
  • in die Mail einen Text und sei er auch noch so kurz
    Eine Email ist wie ein Brief. Und in einen Briefumschlag stecken Sie ja auch kein leeres Blatt Papier, oder? Also selbst wenn Sie tatsächlich “nur” einen Anhang versenden, muss Ihnen der Empfänger zumindest eine Zeile mit einem Hinweis darauf wert sein.
  • keine reinen .xls oder .doc als Anhänge
    Zugegeben, es gibt Umstände, die es erfordern, xls oder doc zu senden, damit der Empfänger damit weiterarbeiten kann. Wenn das nicht nötig ist, sondern Sie nur etwas “zum Ansehen” senden wollen, dann machen Sie doch ein pdf aus Ihrer Datei. Das geht ganz einfach: wenn Sie mit dem OpenOffice arbeiten, können Sie damit aus jeder Datei ein pdf erstellen. Haben Sie diese kostenlose Officelösung nicht, dann nutzen Sie zumindest dieses kleine Tool, das auch saubere pdf erstellt. Und sollte eben wirklich ein xls oder doc nötig sein, dann “zippen” Sie es vorher. Das gleiche gilt übrigens auch für Präsentationen wie die von PowerPoint. Wie man eine Datei komprimieren kann, lesen Sie hier.

Drei einfache Grundregeln., die aber im elektronischen Postverkehr wichtig sind. Sie sollten sie beherzigen!
Ach ja, noch was: wenn nicht unbedingt nötig, sollten Sie auch keine HTML-Mails versenden! Reine Text-Mails genügen meist völlig. Denn genau an solchen HTML-Mails hängen sich gerne Viren und Würmer an….