Ab 1.7.2006 müssen Rechnungen an Unternehmer im Inland, deren Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) € 10.000 übersteigt, zusätzlich zu den bisherigen Rechnungsmerkmalen auch die UID-Nummer des Rechnungsempfängers enthalten.
Konsequenzen für Ihr Rechnungswesen
1. Kontrolle von Eingangsrechnungen
Aufgrund der Neuregelung sind ab 1.7.2006 alle Eingangsrechnungen, deren Bruttobetrag € 10.000 übersteigt, auch daraufhin zu prüfen, ob Ihr Lieferant auch Ihre UID-Nummer auf der Rechnung vermerkt hat. Sollte dies nicht der Fall sein, so ist es ratsam, die Rechnung sofort vom Lieferanten neu ausstellen zu lassen. Die Richtigstellung der Rechnung lässt sich sicherlich leichter durchsetzen, wenn Sie den offenen Betrag erst danach zahlen.
Konsequenz bei nicht ordnungsgemäßer Rechnung: Verlust des Vorsteuerabzuges!
Diese Gesetzesänderung ist auch der Grund, warum in letzter Zeit viele Lieferanten um Bekanntgabe Ihrer UID-Nummer ersucht haben bzw. noch ersuchen werden.
2. Ausstellen von Ausgangsrechnungen
Die Neuregelung betrifft natürlich auch Rechnungen, die Sie selber ausstellen. Auf diesen Rechnungen müssen Sie ab 1.7.2006 ab einem Bruttobetrag von € 10.000 neben Ihrer eigenen UID-Nummer auch die UID-Nummer Ihres Kunden angeben. Folgende Vorgangsweise ist daher zu empfehlen:
Fordern Sie die UID-Nummer all Ihrer Kunden, die Unternehmer sind, schon vorweg an bzw. stellen Sie sicher, dass diese spätestens bei Auftragserteilung erfragt wird.
Speichern Sie die UID-Nummern in den Kundenstammdaten.
Sehen Sie in Ihrem Rechnungsformular unter der Kundenadresse ein eigenes Feld für die UID-Nummer vor.
Bei bestimmten Lieferungen bzw. Leistungen mussten Sie schon bisher die UID-Nummer des Kunden angeben (zB Bauleistungen). Diese Regelung gilt weiterhin und ist von der Gesetzesänderung nicht betroffen.
Sollte Ihr Geschäftspartner keine UID besitzen (weil er Kleinunternehmer und umsatzsteuerbefreit ist), dann sollte zumindest ein Hinweis darauf vorhanden sein. Etwa in der Form:
Ihre UID-Nummer: nicht ust.pflichtig